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El papeleo, agrupado por cuándo toca

Después de un fallecimiento en Texas el papeleo llega por oleadas. Ninguna familia necesita memorizarlo: Vargas-London prepara, registra o presenta la mayoría de estos formularios en su nombre, y la acompaña en los que requieren su firma. Lo que sigue es la lista práctica, ordenada por urgencia, para que sepa qué viene y quién se encarga de cada cosa.

Urgente: dentro de las primeras 48 horas

Estos documentos no pueden esperar. Determinan cómo y cuándo se puede trasladar, preparar y, si corresponde, cremar a su ser querido. El Texas Health & Safety Code § 716.054 impone una espera obligatoria de 48 horas entre el fallecimiento y la cremación, así que estas firmas ponen el reloj en marcha.

• Authorization to Transfer & Take Into Care (autorización de traslado) — la firma el familiar con derecho legal para autorizar a Vargas-London a llevar a su ser querido a nuestro cuidado desde el lugar del fallecimiento. Nosotros lo preparamos; usted lo firma.
• Cremation Authorization Form (autorización de cremación) — lo exige el Texas Health & Safety Code § 716.052. Identifica a quien autoriza, confirma la identificación y reconoce que la cremación es irreversible. Debe firmarse ante nuestro director funerario, en persona o con firma electrónica verificada. Nosotros lo preparamos; usted lo firma.
• Disposition Authorization (autorización del destino final) — la instrucción escrita sobre el destino final (entierro, cremación o depósito en cripta). Según el Texas Health & Safety Code § 711.002, el derecho a decidirlo sigue un orden de prelación fijado por ley. Nosotros lo preparamos; usted lo firma.
• Liberación del médico forense (solo si corresponde) — se exige en los condados donde el caso cae bajo el Texas Code of Criminal Procedure, artículo 49.25. Nosotros coordinamos con la oficina del forense; la familia no presenta nada.

La primera semana

Son los documentos que hacen que se emita el acta de defunción y que empiecen a moverse los trámites financieros y legales inmediatos.

• Death Certificate Worksheet (datos del informante) — Vargas-London recoge los nombres de los padres del difunto, su lugar de nacimiento, escolaridad, ocupación y número de Seguro Social, y los presenta electrónicamente por el Texas Electronic Registrar (TER), conforme al 25 TAC § 181.28. Usted da la información; nosotros presentamos.
• Certified Copy Request (Form VS-142) — sirve para pedir copias certificadas adicionales al Texas DSHS. Pida suficientes: bancos, aseguradoras de vida, cuentas de retiro y el county clerk quieren cada uno un original. Texas DSHS Vital Statistics. Nosotros pedimos el primer juego; las copias adicionales las puede pedir la familia o nosotros por ella.
• Burial Transit Permit (permiso de tránsito) — se exige si el cuerpo va a cruzar límites estatales o a viajar por transporte comercial. Se emite por el TER. Nosotros nos encargamos.
• Aviso al Seguro Social (Form SSA-721 / SSA-8) — la funeraria reporta el fallecimiento a la Social Security Administration; el cónyuge sobreviviente o el hijo con derecho presenta el Form SSA-8 para reclamar el pago único de $255. SSA-8 (PDF). Nosotros avisamos al SSA; la familia presenta el SSA-8 para reclamar el beneficio.
• Beneficios de entierro del VA (Form 21P-530EZ) — para veteranos con derecho. Cubre parte del costo del entierro y del lote, y puede incluir lápida o bandera. VA.gov: Form 21P-530EZ. Lo tramitamos sin cargo para toda familia de veterano.
• Release of Remains (entrega de restos) — lo firma la familia para recibir las cenizas o entregarlas a otra persona. Nosotros lo preparamos; usted lo firma en el momento de la entrega.

Los primeros 30 días

Son los trámites de liquidación y de aviso. Ninguno corre con la urgencia de los dos grupos anteriores, pero dejarlos pendientes le crea trabajo después al albacea o al cónyuge sobreviviente.

• Formularios de reclamación del seguro de vida — cada aseguradora tiene el suyo. Se requiere un acta de defunción certificada. Lo presenta la familia; nosotros podemos dar copias certificadas adicionales.
• Reclamaciones de beneficiario ante el empleador, la pensión o el 401(k) — los departamentos de recursos humanos y los administradores del plan tienen cada uno sus formularios. Lo presenta la familia.
• Cambios en cuentas bancarias y de inversión — designaciones payable-on-death, conversión de cuentas mancomunadas y acceso a la caja de seguridad. Lo presenta la familia con copias certificadas.
• Presentaciones ante el county clerk — para la sucesión, si hay testamento, o para un Small Estate Affidavit conforme al Texas Estates Code, capítulo 205, cuando la herencia califica. Lo maneja la familia, un abogado o el albacea.
• Traspaso del título del vehículo (Form 130-U) — se presenta ante el Texas Department of Motor Vehicles. Lo presenta la familia.
• Avisos — las tres burós de crédito, el IRS (declaración final de impuestos), las autoridades fiscales estatales y cualquier suscripción o servicio recurrente. Lo maneja la familia; podemos darle una lista imprimible si la pide.

Quién firma y quién presenta

La versión corta: Vargas-London prepara y presenta todo lo que toca la licencia de la funeraria — la autorización de cremación, la del destino final, el acta de defunción, el permiso de tránsito, el aviso al SSA y la solicitud de beneficios de entierro del VA. Usted firma los formularios que requieren su autoridad legal como familiar con derecho. Todo lo demás — seguros, bancos, DMV, sucesión — corresponde a la familia o al albacea, pero le entregaremos una lista escrita para que no se olvide nada. Si quiere estos formularios por adelantado para revisarlos, llame al (214) 550-7369 y se los enviamos por correo el mismo día.